Besuchende einladen

In diesem kurzen Video zeigen wir Ihnen, wie Sie Besuchende zu Ihrer Expo einladen können.

Besuchende einsehen, bearbeiten oder hinzufügen

Sie können Ihre eingeladenen Besuchenden einsehen, bearbeiten oder hinzufügen, indem Sie links im Menü „Adressbuch“ auswählen. Unter diesem Punkt finden Sie all Ihre bisher hinzugefügten Kontakte in Listenformat angezeigt.

Wenn Sie neu bei Virtrex sind und Ihre Kontaktliste leer ist, können Sie rechts über den Button „Kontakte hinzufügen“ Besuchende hinzufügen und später zu Ihrer Expo einladen (s.u. Bild 1).

Bild 1: Über den Button „Kontakte hinzufügen“ können Sie neue Kontakte in Ihr Adressbuch aufnehmen.

Kontakte hinzufügen

Um Kontakte hinzuzufügen, klicken Sie oben rechts auf „Kontakte hinzufügen“. Es erscheint anschließend ein Pop-up, in dem Sie auswählen können, ob Sie Ihre Kontakte per Excel-Datei oder manuell hinzufügen möchten (s.u. Bild 2).

Bild 2: Hier sehen Sie das Pop-up, um Ihre Kontaktdaten einzupflegen.

Kontakte per Excel-Datei hinzufügen

Wenn Sie Ihre Kontakte mithilfe einer Excel-Datei hochladen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Kontakte per Excel-Datei hinzufügen“. Es öffnet sich anschließend ein Pop-up mit der gleichnamigen Überschrift (s.u. Bild 3).

Hier können Sie eine Excel-Datei mit Informationen zu Ihren Besuchenden hochladen. Diese Datei sollte die folgenden Daten enthalten: E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Unternehmen, zuständiges Teammitglied.

Bitte beachten Sie, dass in Excel nach E-Mail-Adressen keine Symbole oder Leerzeichen stehen dürfen. Andernfalls werden die E-Mail-Adressen nicht als gültig erkannt. Bitte beachten Sie bei der Zuweisung eines Ihrer Teammitglieder darauf, dass die Person bereits in Ihr Team eingeladen wurde und Sie in das entsprechende Feld die E-Mail-Adresse eintragen, mit welcher der Account erstellt wurde.

Sollten Sie eine Mustervorlage benötigen, können Sie diese über „Muster herunterladen“ herunterladen und ausfüllen.

Klicken Sie nun auf den nach oben ausgerichteten Pfeil auf der rechten Seite, um die passende Datei auszuwählen und diese anschließend hochzuladen. Klicken Sie abschließend auf „Kontakte importieren“. Sie kehren dann in Ihr Adressbuch zurück und sehen dort Ihre neu hinzugefügten Kontakte.

Falls Sie Ihre Kontakte doch nicht per Excel-Datei importieren möchten, klicken Sie einfach auf „Zurück“, um die andere Variante auszuwählen. Wenn Sie den Vorgang abbrechen wollen, klicken Sie bitte oben rechts auf „Abbrechen“, um zur Übersicht des Adressbuchs zurückzukehren.

Bild 3: Hier sehen Sie das Pop-up, um Kontakte per Excel-Datei zu importieren.

Kontakte manuell hinzufügen

Wenn Sie Ihre Kontakte manuell eintragen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Kontakte manuell hinzufügen“. Es öffnet sich anschließend ein Pop-up mit der gleichnamigen Überschrift (s.u. Bild 4).

Hier können Sie die Daten Ihres Kontakts in die vorgesehenen Felder eintragen: E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Unternehmen, zuständiges Teammitglied. Sobald alle Felder korrekt ausgefüllt sind, können Sie den Kontakt hinzufügen, indem Sie auf die untere Schaltfläche „Kontakt hinzufügen“ klicken. Sie kehren dann in Ihr Adressbuch zurück und sehen dort Ihren neu hinzugefügten Kontakt.

Falls Sie Ihren Kontakt doch nicht manuell hinzufügen möchten, klicken Sie einfach auf „Zurück“, um die andere Variante auszuwählen. Wenn Sie den Vorgang abbrechen wollen, klicken Sie bitte oben rechts auf „Abbrechen“, um zur Übersicht des Adressbuchs zurückzukehren.

Bild 4: Hier sehen Sie das Pop-up, um Kontakte manuell hinzuzufügen.

Kontakte bearbeiten

Um Ihre Kontakte zu bearbeiten, klicken Sie zunächst auf den Kontakt, den Sie bearbeiten möchten. Sie werden dann auf die Detailseite des Kontakts weitergeleitet und können dort in der oberen rechten Ecke unter „Kontakt bearbeiten“ die gewünschten Änderungen vornehmen (s.u. Bild 5).

Wenn sich das Pop-up geöffnet hat, klicken Sie einfach auf die Felder, die Sie bearbeiten möchten und anschließend unten auf „Änderungen speichern“. Ihre Bearbeitung wurde nun gespeichert und die neuen Daten übernommen.

Wenn Sie den Vorgang abbrechen wollen, klicken Sie bitte rechts oben auf „Abbrechen“, um zur Übersicht des Adressbuchs zurückzukehren.

Bild 5: Hier sehen Sie, wie Sie Ihren Kontakt bearbeiten können.

Kontakte entfernen

Um Ihre Kontakte zu entfernen, können Sie auf der Übersichtsseite des Adressbuchs einen Kontakt auswählen, indem Sie rechts neben dem Namen ein Häkchen setzen. Es öffnet sich anschließend auf der rechten Seite ein neues Fenster, welches mit dem Namen des ausgewählten Kontakts gekennzeichnet ist. Dort können Sie dann auf „Kontakt löschen“ klicken (s.u. Bild 6). Wenn Sie mehrere Kontakte gleichzeitig entfernen wollen, können Sie mehrere Häkchen setzen und sehen dann rechts in dem neuen Fenster, wie viele Kontakte Sie ausgewählt haben.

Entsprechende Kontaktdaten werden aus Ihrem Adressbuch entfernt und sind nicht länger auf der Seite einzusehen. Wenn Sie den Vorgang abbrechen wollen, klicken Sie bitte oben rechts auf „Abbrechen“, um zur Übersicht des Adressbuchs zurückzukehren.

Bild 6: Hier sehen Sie, wie Sie Ihre Kontakte entfernen können.

Einladungen versenden

Damit die Einladungen an Ihre Besuchenden versendet werden, müssen Sie diese zunächst zu Ihrer Expo hinzufügen. Gehen Sie dafür links in Ihrer Menüleiste auf den Punkt „Expos“ und wählen Sie die Expo aus, zu der Sie die Besuchenden einladen möchten. In dem grünen Balken sehen Sie, wie viele Gäste Sie bereits eingeladen haben. Hier können Sie unter „Gäste verwalten“ Einladungen versenden. Unter „Eingeladene Gäste“ sehen Sie dann, an wen bereits eine Einladung verschickt wurde. Unter „Verfügbare Kontakte“ können Sie Kontakte auswählen, die Sie einladen möchten, indem Sie auf das Häkchen neben den entsprechenden Namen klicken und unter „Angaben speichern“ die Einladungen versenden.

Wenn Sie Besuchende über Ihr Admin Panel einladen, erhalten diese eine Einladungsmail von Virtrex zu Ihrer Expo, in der Sie als Absender mit Markennamen und Logo erkenntlich sind. Der Vorteil für Besuchende ist, dass sie Ihre Marke beim Betreten der Expo direkt auffinden können und diese ihnen während der Expo immer präsent angezeigt wird.