Ihre Expo aufsetzen

1. Warum die Expo befüllt werden muss

Virtrex bietet Ihnen die Möglichkeit, mehrere Expos parallel stattfinden zu lassen. Daher werden Ihre hochgeladenen Inhalte nicht automatisch einer Expo zugewiesen. Die konkrete Zuweisung muss daher durch Sie erfolgen, bevor die Expo stattfinden kann.

Bitte beachten Sie: Nehmen Sie diese Einstellungen nicht vor, wird ausschließlich Ihr Markenprofil für Besuchende sichtbar sein. Zudem müssen Sie Ihre Besuchenden einladen, das Hinzufügen im Adressbuch allein ist nicht ausreichend.

2. Einstellungen im Bereich „Expo“

Wenn Sie Ihre Expo in der linken Menüleiste öffnen, finden Sie eine Vielzahl an Einstellungsmöglichkeiten. Neben den allgemeinen Einstellungen zu Ihrer Expo (s.u. Bild 1), finden Sie dort:

• Ihr Einladungsmanagement zum Planen und Versenden Ihrer Einladungen für Besuchende.

• Ihren Eventbereich, zum Erstellen und Bearbeiten von Events.

• Die Kategorien bzw. Themenfilter Ihrer Expo, zur besseren Orientierung der Besuchenden.

• Die Produkte, die Sie vorstellen möchten.

• Die Showrooms, wenn Sie eine Darstellung in 3D wünschen.

• Das Team, welches auf der Expo mit Besuchenden interagieren möchte.

Bild 1: Unter dem Menüpunkt „Expo“ können Sie entscheiden, welche Inhalte Sie auf Ihrer Expo präsentieren möchten.

Wenn Sie Organisator einer Expo sind, finden Sie zudem (s.u. Bild 2):

• Bereich zum Einladen von Marken, die an der Expo teilnehmen werden.

• Lizenzpakete für die Marken, die an der Expo teilnehmen werden.

Bild 2: Als Organisator einer Expo mit mehrere Marken, können Sie teilnehmende Marken einladen und Lizenzpakete definieren.

3. Inhalte für Ihre Expo hinzufügen

Während Sie auf Ihre Expo hinarbeiten, müssen Sie die unterschiedlichen Teilbereiche auf der linken Menüleiste Ihres Admin Panels befüllen (s.u. Bild 3).

3.1. Vorbereitung Ihrer Inhalte

Idealerweise befüllen Sie zur Vorbereitung Ihrer Expo die relevanten Bereiche des Admin Panels. Diese sind:

• Produkte,

• Showroom(s),

• Adressbuch,

• sowie den Bereich „Settings“, in welchem Sie Ihr Markenprofil erstellen und Ihre Teammitglieder verwalten können.

Bild 3: Übersicht der linken Menüleiste Ihres Admin Panels mit dem aufgeklappten Bereich „Settings“.

Sobald Sie die Inhalte hinzugefügt haben, bleibt ein wichtiger Schritt, damit Sie Ihre Expo erfolgreich durchführen können. Sie müssen festlegen, welche Inhalte Sie auf der jeweiligen Expo präsentieren möchten.

3.2. Inhalte zur Expo mitnehmen

Um Inhalte einer Expo hinzuzufügen, gehen Sie innerhalb Ihres Admin Panels auf die entsprechende Expo. Wählen Sie dazu in der linken Menüleiste „Expos“ und wählen Sie die Expo aus. Nehmen Sie hier die wie unter Abschnitt 2 beschriebene Auswahl Ihrer Inhalte vor.

3.3. Besuchende einladen

Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Besuchenden zur Expo einladen müssen. Dafür bietet Virtrex Ihnen die Möglichkeit, den Versand der E-Mail-Einladungen zu terminieren (s.u. Bild 4).

Bild 4: Der obere Bereich Ihrer ausgewählten Expo ermöglicht Ihnen die Einladung von Besuchenden und die zeitliche Planung des E-Mail-Versands.

Wenn Sie bereits Einstellungen zu Ihrer Marke vorgenommen haben, wird Ihr Markenlogo sowie Ihre primäre Markenfarbe automatisch in der Einladung aufgenommen. Zum Planen des Einladungsversands haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können entweder direkt über den Button „Datum auswählen“ den Versand terminieren und im Nachgang die konkreten Kontakte hinzufügen oder Sie können über den Button „Gäste einladen“ Ihre Auswahl der Kontakte treffen. Am unteren Rand des Fensters können Sie die Einladungen dann direkt versenden oder hier mit der Terminierung des Versands beginnen.

Bitte beachten Sie, dass nur das Planen der Einladungen nicht ausreichend ist, um die E-Mails zu versenden. Sie müssen auch die Kontakte für den Versand auswählen.